自社ネットワーク管理システム「TENEOS」を活用した質の高いプロモーション運営

トゥーエイトでは創業以来、様々な企業様・団体様（以下、クライアント）の商材のプロモーション企画に携わらせていただき、ターゲットやシチュエーションにマッチした様々なルート先（実施先）での企業プロモーションの実施管理をさせていただいております。

 
弊社はＳＰ領域の中で特に「ルートプロモーション」と呼ばれる、ターゲットのリアルな生活導線上のコンタクトポイントにおいて、消費者に商品やサービスの体験・認知機会を与え、購買動機付けを図るプロモーション手法を最も得意としており、中でも、幼稚園、保育園／こども園、小学校、中学校、高校、専門学校、大学などの「教育機関」と、人間ドック・健診センターや産婦人科、小児科、皮膚科、歯科などの「医療機関」について、完全に自社オペレーションによるプロモーション運営・管理を実現しており、これまで多くの実績を積み重ねています。
 
こういった施設でのプロモーション企画では、各施設との個別の交渉が必要であり、社内に設置した事務局を通して、各施設との丁寧なコミュニケーションを積み重ねることで、施設との信頼関係を築いてきました。１つ１つの丁寧なコミュニケーション過程で得られる、各施設様のプロモーション受け入れ体制情報や、担当者様情報、実績情報などの生きた情報を自社開発のデータベースシステム「TENEOS（テネオス）」に登録し、その後の企画立案・実施管理に活用しています。

１．トゥーエイトが考える「ルートプロモーション」

私たちは、『ルートプロモーション』は【コミュニケーション・プロモーション】である、と考えています。

 
プロモーションの種類は、商材・商品等のサンプリングプロモ―ションをはじめ、出前授業、イベント、グループインタビュー、タッチ＆トライ、コンクール事務局、アンケート調査、撮影ロケ地受け入れ交渉など様々ありますが、いずれも、「ルート先とのコミュニケーション」によってプロモーションの実現可否や、実行段階におけるクオリティが大きく左右されてしまいます。これは言い換えれば、ハードルが高いプロモーションであっても、協力的なネットワーク先を数多く持つことでその実現可能性を高めることができ、クライアントが求める内容よりもさらに上のレベルでプロモーションを実行・報告することができるようになる、と言えます。
 

２．TENEOS登録情報規模

合計28ルート・約38万ヶ所もの全国の施設情報を登録・管理

 
TENEOSには教育機関10ルート、医療機関12ルート、その他6ルート、合計28ルート（合計約38万施設）の情報が登録されています。　※2019年3月末時点
 

３．TENEOS開発の目的①　プロモーションの実施運営精度の向上

施設情報をDBに一元管理することで最新の生きた情報をチーム全体で共有が可能になり、
協力的で実施精度の高い施設でのプロモーション運営を実現

 
施設情報を一元管理しているため、常に最新の情報をチーム全体で共有することができます。さらに、日常的なプロモーション業務で施設の最新情報を入手しているため、他社にはない鮮度の高い情報を更新し続けています。それにより、プロモーション企画に協力的で実施精度の高い施設情報を把握しており、精度の高いプロモーション実施が可能になります。また、『いち施設・いちＩＤ』で情報管理しているため施設の重複などもなく、エクセルでの表管理でありがちな行・列がずれるといった人為的作業ミス・事故を犯すおそれがなくなり、安全なプロモーション運営を行うことができます。
 

４．TENEOS開発の目的②　プロモーション業務の効率化

「施設情報」と「担当者情報」をデータベースに蓄積し、生きた情報をプロモーションに活用

 
TENEOS登録施設データベースを活用し、条件設定をして施設を抽出することができます。たとえば、
 

2018年1月1日から現在までの期間で、首都圏および宮城県・愛知県にある高等学校で、飲料・食品関係のサンプリングプロモーションの実施実績のある学校

 
といった抽出を瞬時に行えます。さらに、「協力度が高い施設のみ」を抽出することも可能です。協力度の高い施設を選定することで、プロモーション実施段階の精度が高く、安全でクオリティの高い業務オペレーションが可能となります。
 

■施設セグメント条件例

ルート属性、プロモーション実績、プロモーション種別、商材、エリア（都道府県や地域の設定が可能）、設置区分（私立／公立）、協力度など
※その他、様々な条件設定が可能（非開示）
 

■施設情報・担当者情報のアップデート

各施設との渉外時に得た新鮮な情報を速やかに施設情報に加えていきます。たとえば、
 

●●幼稚園は2019年3月に閉園

 
との情報を入手した場合、ステータスを変更し、次回のリスト抽出では浮上してこないようにします。また、施設の窓口担当者の情報についても、案件ごとに最新の情報に更新していきます。たとえば、
 

●●先生は2019年4月から▲▲小学校に異動

 
と判明すれば、すぐにデータベース情報を修正します。こうすることで次回のプロモーション展開時には、適切な施設の適切な窓口担当者に対して企画交渉を行えるようになり、無駄な作業を省くことができ業務効率が上がります。
 

 
このように施設情報をTENEOSで常に整理・活用することで、より的確にスピーディーに、クライアントニーズに応えられる社内体制を構築しています。渉外フローをシステム化することができ、結果、業務の効率化、事故のない安全性の高い媒体運営と、クライアントニーズに即座に対応できる精度を同時に高めることが可能となりました。
 

５．施設情報の「蓄積／更新」と「検索／抽出」による提案への活用

これまでの実施案件で窓口担当者から得た意見を細かく蓄積し財産化しているため、企画受け入れ交渉において、その情報を活用してコミュニケ―ションすることができ、スムーズに話が進むだけでなく、施設との友好的な関係性の構築にも役立っています。

 
①プロモーション実施現場の「課題」や「生の声」を資源とする、トゥーエイトならではのユニークかつ説得力のある提案を実現
 
ルートプロモーションのステップは、大きく分けて【①渉外（交渉）】、【②実施】、【③報告】の３ステップで進行します。
 
 
②特殊な条件の要望がある案件でも、過去の交渉・ヒアリング実績が蓄積されたデータベースの中から容易に候補施設を抽出することが可能に
 
たとえば、『女子高に芸能人がサプライズ訪問する』といった企画でマスメディアの取材等の受け入れ交渉が必要となるケースではTENEOSの中で過去の類似案件において【取材OKまたは関心有り】といった回答をした施設を容易に検索・抽出することができるため、確度の高い候補施設を絞った交渉が可能になります。
 
さらに、友好的な関係性が構築できた施設とは様々な案件でリレーションを深めることになり、継続する関係性の中で『リアルな現場目線のアドバイス』をいただけるため、トゥーエイトならではのユニークかつ説得力のある提案につながっています。
 

６．総括

 
トゥーエイトはこれからも、全てのお取引先様や協力ネットワーク先はもちろん、ターゲットとなる消費者の皆様にとって、安心・安全、かつ迅速で丁寧な対応を心がけて参ります。

その中で、これまでに蓄積した財産である情報を活用することでクライアント企業様のニーズに応えられるプロモーションの実施管理を実現して参ります。
 
教育機関、医療機関のプロモーション立案の際は是非弊社にお声がけください。